(趣旨)

第1条　この規程は，熊毛地区消防組合(以下「消防組合」という。)における文書事務について必要な事項を定めるものとする。

(適用)

第2条　文書の処理は，別に定めるものを除くほか，この規程によって処理しなければならない。

(定義)

第3条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書による事務処理の原則)

第4条　事務は，文書によって処理し，及び事業の実績(処理に係る事案が軽微である場合を除く。)について記録することを原則とする。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は，各課及び各署所の文書事務を随時調査し，文書事務が適正かつ迅速に処理されるように指導しなければならない。

(各課長及び各署所長の職務)

第6条　各課の長(以下「各課長」という。)及び各署所の長(以下「各署所長」という。)は，その課及び署所の文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱者)

第7条　各課及び各署所に文書取扱者を置く。

(文書取扱者の職務)

第8条　文書取扱者は，その課における次の事務を処理するものとする。

(文書の収受及び配布)

第9条　郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)ファクシミリ，電子メール(コンピューターのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により消防本部及び各署所に到達した文書は，文書取扱者が受領する。

(文書取扱者が不在の場合の受付)

第10条　文書取扱者が不在の場合には，文書を受け付けた職員が主管課又は各署所の主管係に引き継がなければならない。

(主管課又は各署所での受付及び配布)

第11条　文書取扱者は，毎日午前及び午後それぞれ1回以上，消防本部及び各署所に到達した文書の有無を確認し，文書を受理しなければならない。ただし，特に緊急を要する文書である場合は，即時に受理し，主管課長又は各署所長の指示を受けなければならない。

(文書の規格等)

第12条　文書に用いる用紙は，原則として日本産業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

(起案用紙等)

第13条　文書を起案するときは，原則として起案用紙(別記第8号様式)を用いなければならない。この場合において，決裁区分の項目にあっては必要に応じて変更することができるものとする。

(起案の要領)

第14条　文書の起案は，次の要領により行う。

(公文の種類及び例)

第15条　公文書の種類は，次のとおりとする。

(例文処理)

第16条　定例的な文書については，例文により処理することができる。

(起案文書の表示)

第17条　文書を起案しようとする者は，各課長及び各署所長の指示に従い，文書の保存期間，種別，決裁区分及び合議の要否を起案用紙の所定の欄に記入しなければならない。

(発信者名の基準)

第18条　法規文及び公示文は，管理者名をもってするものとする。

(担当者等の表示)

第19条　発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち相手方からの照会等が予想される文書には，文書の末尾に事務担当者の所属，氏名及び電話番号を記載するように努めなければならない。

(作成年月日等の表示)

第20条　事業説明資料，会議資料等起案用紙を用いずに作成する文書には，その右上余白に作成年月日，作成課名及び作成者名を記入するように努めなければならない。

(回議)

第21条　起案文書は，起案者から順次直属の上司を経て，決裁者に回議しなければならない。

(合議)

第22条　起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は，当該起案文書を関係の課長に合議しなければならない。

(代決，後閲，廃案等の場合の処理)

第23条　起案文書を熊毛地区消防組合管理者事務決裁規程(昭和63年熊毛地区消防組合訓令第1号)及び熊毛地区消防組合消防長事務決裁規程(昭和63年熊毛地区消防組合訓令第2号)の定めるところにより代決した者は，当該起案文書の決裁個所に「代」と記載し，後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。

(機密又は緊急を要する事案の処理)

第24条　機密又は緊急を要する事案は，上司の指揮を受けて通常の手続によらず，便宜処理することができる。ただし，事後に所定の手続をとらなければならない。

(法制上の審査)

第25条　条例，規則，訓令，告示，公告その他法令の解釈及び適用に関する重要な起案文書は，関係の課長に回議し，又は合議した後，総務課長に合議し，法制上の審査を受けなければならない。ただし，第13条第3項の規定により告示・公告例文承認台帳に登録されているものは，この限りでない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第26条　決裁を終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は，各課長及び各署所長において，起案用紙(別記第8号様式)の決裁済印欄に各課・各署所決裁日付印(別記第9号様式)を押印する。

(文書の記号及び番号)

第27条　前条の手続を終えた文書(公告を除く。)には，次の定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし，記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には，これを省略することができる。

(浄書)

第28条　決裁文書の浄書，校合及び印刷は，各課の文書については各課，各署所の文書については各署所で行う。

(公印の押印)

第29条　発送文書には，熊毛地区消防組合公印規程(昭和63年熊毛地区消防組合訓令第4号)に定める公印を押さなければならない。

(文書の発送)

第30条　文書の発送は，主管課又は各署所において行う。

(文書の整理)

第31条　文書は，常に整然と分類して整理し，必要なときに直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。

(文書管理表)

第32条　文書は，文書管理表(別記第15号様式)により分類し，及び管理しなければならない。

(完結文書のファイルヘの保管)

第33条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は，個別に別記第16号様式による表示を記載したファイル(以下「個別ファイル」という。)にとじ込み，各課及び各署所の所定の位置に保管しなければならない。

(ファイルの保管用具)

第34条　ファイルは，その保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし，当該保管用具に収納することが不適当なファイルについては，それぞれ適切な保管用具を使用することができる。

(未完結文書の保管)

第35条　事案の処理が完結していない文書(以下この条において「未完結文書」という。)は，ボックスファイルに収納し，主管課長において所定の位置に確実に保管しなければならない。ただし，ボックスファイルに収納することが適当でない未完結文書については，この限りでない。

(電磁的記録により保有する文書)

第36条　電磁的記録で保管する文書は，各課長又は各署所長において管理するものとする。

(文書の持出し等の禁止)

第37条　文書(前条の電磁的記録で保有するUSBメモリ，USBハードディスクドライブ及びその他の記録媒体等を含む。次項において同じ。)は，公務による場合を除くほか，庁外に持ち出してはならない。

(完結文書の保存期間)

第38条　完結文書の保存期間の区分は，1年，3年，5年，10年，10年を超える保存を必要とする期間及び永久とする。

(保存期間の起算)

第39条　完結文書の保存期間は，会計年度によるものは文書の処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から，暦年によるものは文書の処理完結の日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の保存期間の管理)

第40条　各課長及び各署所長は，完結文書の保存期間において，書庫等の各課及び各署所の所定の位置で適正に保管し，管理するものとする。

(完結文書の閲覧等)

第41条　完結文書を閲覧又は複写しようとする者は，保存する完結文書の抜き取り，取替え，添削，転貸等をしてはならない。

(保存期間中の完結文書の破損，亡失)

第42条　職員は，閲覧し，又は借り受けた保存期間中の完結文書を破損し，又は亡失したときは，直ちに保存完結文書破損(亡失)届(別記第19号様式)により主管課長又は各署所長に届け出て，その指示を受けなければならない。

(保存期間を経過した完結文書の廃棄等)

第43条　各課長及び各署所長は，保存期間を経過した完結文書については，主管課長及び各署所長と協議の上，廃棄若しくは保存期間の延長を決定するものとする。

(電磁的記録の削除等)

第44条　各課長及び各署所長は，電磁的記録による文書を削除する場合には，電磁的記録が残らないように記録媒体から削除するものとする。